沖縄ファミリーマート、業務効率化で請求書処理時間を大幅削減

沖縄ファミリーマートが業務をデジタル化

沖縄県内で335店舗を展開する沖縄ファミリーマートは、業務効率の向上を図るために、請求書の受取業務を「BP Storage for 請求書受取」を通じてデジタル化しました。この新しいサービスにより、請求書処理のリードタイムを70%削減したことで、企業の業務負担が大幅に軽減されました。実際、従来の3日からたった1日に短縮されたことにより、社内の承認フローも格段にスムーズになりました。

導入の背景

沖縄ファミリーマートでは、約700社の取引先から多くの請求書が紙ベースで届き、その処理に多くの時間を要していました。PDF形式であっても、印刷して回覧し、最終承認後に原本と差し替えるという二重作業が発生するなど、効率的とは言えない状況でした。こうした業務の煩雑さは、社員の負担にもつながり、業績にも影響を与えていたのです。そこで、業務のデジタル化とペーパーレス化の推進が急務とされました。

「BP Storage for 請求書受取」とは？

このサービスは、AI-OCR（光学文字認識技術）を用いることで、受領した請求書をデータ化し、電子的に処理できるシステムです。沖縄ファミリーマートは2024年12月にこのシステムを導入し、地域との連携を重視する姿勢も決め手となったそうです。これにより、請求書の自動取り込みが実現し、振込や仕訳データの生成も自動化されることが期待されています。

導入の効果

1. リードタイムの短縮
従来は上長の不在や出社のタイミングによって書類が滞ることが多く、最終承認までに3日かかっていました。しかし、データ化された請求書を外出先からも承認できるようになり、リードタイムが1日に短縮されました。このことで、業務の効率化が実現しました。
2. 処理時間の大幅な短縮
請求書の処理時間は、約10分から2～3分に劇的に減少しました。AI-OCRによって取引先コードの手書き入力が不要になり、業務が平準化されることで月間約1,000枚のペーパーレス化も達成しています。これにより、紙の請求書を減らせるだけでなく、業務負担を大きく軽減することに成功しました。

今後の展望

沖縄ファミリーマートは、このデジタル化の流れをさらに推進し、請求書の発行業務の電子化に向けて進める方針です。2027年2月頃には、月間約200件のグループ間取引を電子化する予定であり、今後は生成AIなどの新技術も取り入れ、さらなる業務の効率化を図っていく考えです。

このように、沖縄ファミリーマートはデジタル化の力を借りて、業務運営や地域貢献においても新たなステージへと大きく進化し続けています。その取り組みと成果は、今後のビジネス環境にも大きな影響を与えることでしょう。