上智学院が推進する人事部門のDX - BtoBプラットフォーム契約書導入の変革

上智学院が人事業務のDXを進める

上智学院は、株式会社インフォマートの「BtoBプラットフォーム契約書」を導入し、人事部門のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させています。この取り組みは、同学院の日常業務における煩雑さを解消し、業務の効率化を図るものです。

導入の背景と課題

上智学院では、約1,180件もの雇用契約書を非常勤講師や嘱託職員に対して毎年発送しています。この業務には、印刷や確認作業など多くの時間がかかり、実際には2人で約2週間も要していました。さらに、年間の郵送費は60万円以上にも及んでいましたが、これらの手間やコストは学院の大きな負担となっていたのです。契約書を迅速に回収する必要もありましたが、実際には初回の返信が全体の60%程度に留まり、多くの契約書に対して催促が必要でした。

なぜ「BtoBプラットフォーム契約書」を選択したのか

コロナ禍により、上智学院は業務のオンライン化を進める必要があると感じ、デジタル化の選択肢を探り始めました。その際に選ばれたのが「BtoBプラットフォーム契約書」です。その最大の魅力は、シンプルでありながらも高いコストパフォーマンスを誇ることでした。このプラットフォームは、契約書の取り交わしに特化しており、月額の基本料金と送付分の従量課金のみで運用できるため、非常に経済的です。

導入成果

業務負担の軽減

このシステムの導入によって、上智学院では従来2週間かかっていた作業が半日で完了するようになり、契約書の回収率も驚くことに9割近くに向上しました。また、紙の契約書関連の業務がペーパーレス化したことにより、契約書の印刷や封入作業が不要となり、人事部門の業務負担が大幅に減少したのです。契約書の返送も迅速になり、催促を要する件数も減少しました。

管理業務の効率化

契約書のデジタル化により、従来必要だったファイリング作業や管理コストも削減されました。およそ1,000名分に及ぶ契約書をデジタルデータとして管理することが可能となり、将来的にすべての契約書がデジタル化されれば、より効率的な検索方法の実現に寄与するでしょう。また、業務のスリム化によって、人事の企画や立案にリソースを集中できるようになりました。

今後の展望

上智学院は、今回の契約書デジタル化に成功したことを踏まえ、今後も人事部門においてさらにDXを進めていく方針です。特に、業務委託契約や個人との契約に関するシステムも拡充し、デジタル化の流れを一層加速させていく意向です。

このように、上智学院が導入した「BtoBプラットフォーム契約書」は、人事業務の効率化を実現する強力なツールとなりました。デジタル化が進む現代において、教育機関でもその波に乗ることが求められています。今後の情報発信にも引き続き注目していきたいと思います。