はるやま商事、請求書作成のデジタル化で業務効率70%向上へ

はるやま商事が請求書業務をデジタル化し、作業時間を70%削減

岡山県に本社を置くアパレル企業、はるやま商事株式会社が、株式会社インフォマートの「BP Storage for 請求書発行」を導入し、請求書の発行から入金消込までの業務をデジタル化しました。このシステムにより、請求書発行作業の時間を70%削減し、作業効率を大幅に向上させることに成功しています。

経理部門の抱える課題

はるやま商事は主にスーツやビジネスウェアを扱い、全国に363店舗を展開している企業です。しかし、法人取引に伴う請求書は毎月約130件も発生し、これを手作業で処理していたため、経理部門は多大な負担を強いられていました。特に月末には請求書の発行や郵送に多くの時間を費やし、内部統制や業務の属人化の問題も深刻化していました。

デジタル化の決断

こうした状況を打破するため、はるやま商事では「BP Storage for 請求書発行」の導入を決定。既存のシステムとの柔軟な連携が可能で、従業員に新しいシステムを覚えさせる必要がない点が大きな魅力でした。これにより、業務が迅速かつスムーズに進行できるようになり、導入後は経理業務にかかる時間が月10時間からわずか3時間に短縮されました。さらに、郵送代行やメールの活用によって郵送費も35%削減されました。

内部統制の強化

請求書はPDFとして店舗や取引先に電子的に送信されるため、店舗担当者も発行された請求書を迅速に確認できます。このプロセスでは、紙による押印作業を廃止し、デジタルでの承認フローを導入することで、内部の管理体制も強化されました。具体的には、データを登録する担当者と承認を行う管理者を明確に分けることで、二重チェック体制を確立しました。

今後の展望

今回のデジタル化により、はるやま商事は経理業務における紙の利用を大幅に削減することができ、さらなる業務の効率化を目指しています。今後は生成AIなどの新たな技術を取り入れ、より一層の成果を生み出すための計画が進行中です。「お客様のウェルネスへの貢献」や「地域社会への貢献」を念頭に置き、引き続き新しいアイデアを積極的に取り入れていく意向が示されています。