ニップンドーナツの経費精算業務を効率化したデジタル革命の全貌

ニップンドーナツ株式会社が、Sansan株式会社のクラウド経費管理サービス「Bill One経費」を導入しました。このサービスを活用することで、経費精算に要する時間を全社で月100時間以上削減し、店舗運営の負担を軽減させることを目指しています。

経費精算業務の課題

以前のニップンドーナツでは、店舗での消耗品や備品購入において小口現金を使っていました。この方法は店舗運営に負担をかけ、本社管理部門でも運営業務が煩雑になる原因となっていました。本社では各店舗から届く領収書の管理や確認作業が必要で、これに多くの時間がかかっていたのです。

具体的には、月末に各店舗からまとめられた経費精算に関する書類を、本社が受け取って開封し、目視で照合していました。そのため、業務の流れがアナログ的で、従業員の負担が大きかったことが課題でした。

Bill One経費の導入

Bill One経費の導入により、経費精算業務はオンライン化され、これまでの煩雑な業務が大幅に効率化されることが期待されています。法人カード「Bill Oneビジネスカード」を導入することで、店舗での経費支払いがキャッシュレスとなり、現金管理の手間が不要になります。この変更によって、店舗は本社への申請や現金の引き出しが不要となり、工数が削減されます。

この法人カードでの支払いが自動的にオンライン管理に連携され、領収書はスマートフォンで簡単に撮影し、アップロードすることが可能です。この仕組みにより、月間70時間以上の工数削減が見込まれています。さらに、経費精算業務のオンライン化によって、本社の管理部門も月30時間以上の業務工数を削減することができる見込みです。

経費精算の効率化による店舗運営の変化

ニップンドーナツの店舗運営において、経費精算の簡素化により業務が大きく変化しています。店舗主である山田萌夏さんは、消耗品の購入後に領収書をオンラインにアップロードするシステム導入により、提出漏れの防止が可能になったと述べています。また、現金管理にかかる手間がなくなったことで、店舗での業務が効率化され、より多くの時間を顧客との接点に使えるようになったとのことです。

導入後の展望

ニップンドーナツの管理部門の喜多元樹部長は、Bill Oneの導入によって業務の効率化が進んだと実感しています。以前は月末月初に届けられる領収書の処理で多くの時間を要していましたが、今ではその時間が大幅に削減されるようになりました。また、経費精算業務がオンライン化されたことで、本社と店舗間のコミュニケーションの負担も軽減されました。今後は、このシステムをさらに活用し、お客様に提供するサービスの質を向上させていく考えです。

まとめ

ニップンドーナツが「Bill One経費」の導入を通じて、経費精算業務の効率化を図ることで、店舗運営のスムーズな運営が実現しています。このデジタル化は、業務フローの改善に寄与し、結果的に顧客サービスの向上につながることが期待されます。今後もニップンドーナツがどのようにこのデジタルサービスを活用し、付加価値の高い店舗環境を作り出すのかに注目です。